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   網中人

內容: 如何有效地用電郵溝通?

By: Wanda Loskot-- 著名的網上美籍市埸專家.
作者為十大傑出女性網主.
All right reserved.
         什麼? 這個也有學問嗎?是的。如果您能掌握技巧 就會獲益良多; 我相信人人都懂得如何發出電郵, 但從我每天收到的過百封電郵來看, 只有少數人能有效地運用這絕妙的溝通工具。
         我想, 大家都應已明白: 有效的溝通能助您建立生意; 首先, 從事網上事業的朋友甚少有機會面談溝通, 您的電郵就代表了您給人家的印象, 所以, 您必須從小處著眼, 小心利用這工具以取得別人的認同!
          採用簽名檔: 寫信要用文具; 相對來說, 寄電郵要附上*簽名檔。它代表了您的身分、事業及所在地, 如果應用得宜, 它會令人探訪您的網頁。

(*簽名檔 signature file是信末數行的自我簡介。)

       簽名檔是最簡單及有效的市場推廣工具 (也是最少人懂得運用的工具), 寄電郵時, 切記常附簽名檔, 即使您不是從事網上事業, 它也代表了您的個人風格。

          忘記 HTML: 除非每個人都採用同一款電郵閱覽器, 否則, 不宜鍵入顏色字或特別符號,
</FONT><FONT COLOR="#ff0000" SIZE=6><U>JUST FOR</U><U><U><U>

YOU</U> <U>SURE</U> <U>WAY </FONT><FONT COLOR="#0000ff" SIZE=5>

</U>Christmas Greetings - and Happy New Year!!!</FONT><FONT COLOR="#000000" SIZE=3></B></P><P ALIGN=LEFT></P><P ALIGN=CENTER>

       以上就是你的電子郵件在別人視窗中可能呈現的怪樣! 在我的閱讀器上就常常看到這些電郵; 如果您想別人愉快地閱讀您的電郵, 用純文字即可, 好的內容無須再加花巧。採用特定模式寫出的電郵, 亦令人下載緩慢, 什至令電腦停止運作, 這些都不能給人留下好印象吧!
        每行不能太長: 在電腦螢光幕上閱讀已很困難 (尤其對我這些要架上遠/近視鏡的人而言), 所以, 不要把文字佈滿整個螢光幕, 令閱讀倍感困難;每行不宜多過 60 - 70字母, 就不會出現斷行情況, 即使您用了 word wrap, 也要記著在行末打進 Enter 來換行, 以免發生同樣情形, 還有, 您們要預計那封電郵可能要來回數次, 而每次按 Reply , 每行首起都會被加進一個  > 符號或直線, 令每行加闊, 這樣, 又可能導致斷行情況, 所以, 每行長度必須要短。
        縮簡電郵內容: 當您回覆別人的郵件時, 需附原文以喚起別人的記憶, 但請盡量縮簡原文, Delete 多餘或重覆的內容, 使原文看來更專業 (除非有必要, 否則最好只保留數行原文 ), 重覆寄回原文, 只會浪費下載時間 (即是上網的金錢); 還有, 切勿把回應寫在原文之下, 除非原文很短; 我曾經收過一封電郵, 對方把數行回應寫在原本電子雜誌末!
        寄給一組人: 要仔細學習如何使用自己的電郵軟件, 不要讓組內其他成員看到別人的郵址, 以保障別人的私隱; 大部分軟件都有 c.c 和 b.c.c 兩欄, 把所有電郵地址填在 b.c.c 欄內 (不是 c.c.)就可以避免以上錯誤發生。
         此外, 當您想轉寄電郵時, 千萬要想清楚對方是否會跟自己一樣感興趣;避免轉寄一些主旨 以 "Danger!" "Virus Alert!""A Little Girl is Dying" 的連鎖信, 如果您寄出, 多半不受歡迎, 因為對方可能已收過多次, 記著: 沒有人投訴, 不表示受歡迎, 而您, 可能正破壞彼此和諧的關係! 當電郵內策動您轉寄那封信時, 更千萬要小心處理, 因為這些信件以惡作劇居多。(另一種惡作劇郵件是假借 FCC Federal Communication Commission 名義發出病毒警告, 根據 FCC 所言。)
         關於寄電子明信片方面, 我有少少建議, 我在假期時往往收到數百封電子賀卡, 如果要每封細看, 恐怕得花上不少時間 (這正是我現在缺乏的東西!), 我相信您也會同意: 在假期中有更多更好做的事情。當您寄出電子賀卡時, 要考慮對方接收的情況:收到信後, 鍵入網址, 等待下載網頁及.....廣告的時間 !通常, 又要鍵入領卡編號, 又再等待下載賀卡、音樂、Java......

         寄發電子賀卡, 絕對適用於親戚朋友, 但對於商業夥伴而言, 您不會因為多寄出 賀卡而取得良機,如果您真想表達心意, 用郵遞寄一張賀卡吧--- 郵政局依然隨處可見!

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Wanda Loskot is professional business coach specializing in
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